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京洲政府部門電話服務系統(tǒng)白皮書

2002/08/15

系統(tǒng)概述

　　近年來，隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，各級政府部門在依法行政的同時，貫徹落實江澤民總書記關(guān)于"三個代表"重要思想，面向社會公眾服務的意識不斷增強。但由于市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，服務任務的日益繁重，各級政府部門也遇到了一些問題和困難：

　　首先，政府部門每天接聽的咨詢辦事程序、辦公地址等重復性問題的電話日益增多，即便投入大量人力接聽，仍然應接不暇，而且造成電話經(jīng)常占線，影響政府部門的形象。

　　其次，不少政府部門相繼建立了Internet網(wǎng)站甚至網(wǎng)上工作平臺，向社會提供網(wǎng)上服務，但因上網(wǎng)對地點、設備及使用人知識水平的要求，限制了用戶上網(wǎng)的隨處性、隨意性，造成網(wǎng)上平臺的服務面不廣。

　　第三，不少政府部門近年來利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)建立了各種各樣的管理信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)，積累了豐富的內(nèi)、外部信息資源，但由于缺乏有效的整合機制，信息利用率不高，共享程度不夠。

　　京洲公司推出的政府部門電話服務系統(tǒng)，是一個集合電話語音、計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的綜合信息服務平臺，為政府部門開通了一種新的服務窗口和服務渠道。電話服務系統(tǒng)由計算機自動接聽用戶電話，通過與后臺數(shù)據(jù)庫以及其他管理信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相連，可提供24小時x7天的自動聲訊服務，企業(yè)或個人無論在何地、何時，都可以通過電話咨詢問題、查詢信息和投訴問題。此外，政府部門可以利用電話服務系統(tǒng)具備的自動外撥功能，主動向企業(yè)、個人提供個性化的特色服務。政府部門還可以通過對系統(tǒng)接聽電話的綜合分析，了解社會現(xiàn)狀和企業(yè)、個人的需求，從而采取相應對策。

　　總之，電話服務系統(tǒng)的建立，對提高政府部門的整體形象、增強透明度、提高辦事效率、降低行政成本、提高企業(yè)或個人的整體滿意度、共享信息資源等都具有重要意義。

系統(tǒng)解決方案描述

　　京洲公司充分考慮政府部門的投資和所需，提供基于排隊交換機和電話語音板卡兩種不同的解決方案，以確保合理的、較少的投入，獲取最佳的配置，達到辦公手段的升級，滿足不同用戶的需求。

一、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
（一）語音板卡方案



（二）排隊交換機方案



二、系統(tǒng)組成

　　政府部門電話服務系統(tǒng)是一個集合電話語音、計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的綜合信息服務平臺，主要由自動語音應答系統(tǒng)、人工座席和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)三部分組成。

（一）自動語音應答系統(tǒng)

　　自動語音應答系統(tǒng)是計算機和電話語音板卡的結(jié)合體，在相關(guān)軟件的控制下，可代替人工自動接聽用戶電話。自動語音應答系統(tǒng)的主要功能包括：

1、播放預先錄制的語音文件，以提供語音方式功能引導或回答用戶咨詢。
2、接收用戶使用電話鍵盤輸入的數(shù)字，以便用戶自主選擇所需服務或輸入信息查詢的條件。
3、根據(jù)用戶輸入的條件，在后臺數(shù)據(jù)庫中檢索信息，并利用文本語音轉(zhuǎn)換技術(shù)（Text To Speech），將檢索結(jié)果用語音方式播放給用戶。
4、根據(jù)用戶的需求，自動向用戶發(fā)送傳真。
5、自動撥打用戶電話。

　　由于自動語音應答系統(tǒng)中的電話語音板卡是多通道的，所以自動語音應答系統(tǒng)可同時向幾個、幾十個甚至上百個用戶提供語音服務。

（二）人工座席

　　人工座席主要是為了在自動語音應答系統(tǒng)無法解決用戶問題的情況下，向用戶提供人工服務，由工作人員直接與用戶通話，處理并解決用戶的服務請求。人工座席的硬件設備包括PC機和電話。電話主要用于與用戶通話，PC機主要用于記錄用戶基本信息或服務信息，或是用于檢索用戶所需的業(yè)務信息。

（三）數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

　　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要用于保存用戶基本信息、服務請求信息以及政府部門的業(yè)務相關(guān)信息。

三、技術(shù)特點

1、配置靈活，版本齊全，實現(xiàn)了產(chǎn)品系列化。政府部門電話服務系統(tǒng)設計了可擴展、充分兼容的版本系列，以滿足不同政府部門的需要，從而大大減少了設備投資成本，增強了實用性。

2、支持多種接入方式。政府部門電話服務系統(tǒng)通過模塊化設計，解決了傳統(tǒng)接入方式單一的局限，全面支持電話、傳真、Email、WEB等多種通信方式接入。

3、支持語音板卡、排隊交換機等多種接入方案，支持模擬、數(shù)字和ISDN接入，支持中國一號信令、中國七號信令。

4、支持三層結(jié)構(gòu)，支持大量事務處理，真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫無關(guān)。支持多種數(shù)據(jù)庫連接，如Oracle、MS SQL Server、Sybase、My SQL、Access等。

5、易于和政府部門內(nèi)部各種信息系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)高度集成，從而在信息化管理上實現(xiàn)了對政府部門內(nèi)部資源和外部資源的有效整合。

四、適用部門

工商局、稅務局、勞動局、民政局、社會保障局、信訪辦、檢察院、法院等服務對象面廣量大、日常電話接待任務繁重的政府部門。

系統(tǒng)基本功能

一、基本信息查詢

二、業(yè)務咨詢

三、業(yè)務受理

四、投訴建議

五、自動外撥

六、人工服務

七、電話轉(zhuǎn)接

八、其他功能

專業(yè)實施服務與支持

　　認識到高效實施服務對項目成功的重要性，京洲公司承諾為項目組提供訓練有素的專業(yè)支持和服務工程師，采用經(jīng)過工程驗證的"項目工程學"作為實施的方法論。滿足用戶對政府部門電話服務系統(tǒng)需求的第一步是理解用戶的整體目標、業(yè)務流程及性能要求，然后將我們豐富的經(jīng)驗和領(lǐng)先的技術(shù)應用在項目工程中，高效解決項目組織、項目實施、接口協(xié)調(diào)、工程、設計、安裝、培訓和維護中出現(xiàn)的問題。

　　"努力發(fā)展民族軟件工業(yè)"是我們永遠追求的目標。我們承諾我們的用戶能夠從我們實施的系統(tǒng)中得到長期的收益，我們成熟的應用軟件、技術(shù)、專家、經(jīng)驗能確保政府部門電話服務系統(tǒng)工程的實施成功。


典型案例和用戶

一、北京市工商行政管理局海淀分局便民電話系統(tǒng)

　　中關(guān)村作為中國的"硅谷"和高新技術(shù)的代名詞，以其特有的品牌和人氣優(yōu)勢吸引著國內(nèi)外成千上萬的投資者來此尋夢創(chuàng)業(yè)，有關(guān)工商事務、舉報投訴和工商法規(guī)的咨詢電話一個接一個地打向海淀工商分局，以致于海淀工商分局原有的兩部對外咨詢電話、兩個專職接線咨詢?nèi)藛T應接不暇。許多人抱怨工商局的電話難打，總是占線，有些人甚至僅僅為了查詢工商局的地址、乘車路線、科所電話等簡單事務都要撥打幾十個電話卻未必打通，小小的咨詢電話竟然成為制約投資者創(chuàng)業(yè)的"瓶頸"。

　　2001年7月，北京市工商行政管理局海淀分局開通便民電話系統(tǒng)。系統(tǒng)對外采用統(tǒng)一接入特服號（010）82691315，設立8條模擬中繼外線、8路傳真、1個人工座席，提供24小時x7天的自動聲訊服務。

系統(tǒng)主要功能包括：

1、查詢分局地址；
2、企業(yè)注冊登記指南；
3、消費者投訴；
4、舉報非法經(jīng)營；
5、查詢各科室職能電話；
6、查詢各工商所地址電話；
7、信息提示（新開業(yè)企業(yè)須知、年檢注意事項等）；
8、批評建議；
9、人工服務；

　　系統(tǒng)開通至今，平均每天接入用戶電話六、七百個，最高時達1500多個，大大方便了投資者在中關(guān)村創(chuàng)業(yè)的咨詢需求，有效緩解了"電話難打"的問題，同時又提高了行政效率，降低了行政成本，樹立起行政新形象。一位想在中關(guān)村設立分支機構(gòu)的廣東企業(yè)的負責人說："原來好不容易打通電話想查詢一些事情，卻被告知帶著身份證或營業(yè)執(zhí)照副本去工商局親自查詢，廣東距離北京這么遠，怎么可能呢？現(xiàn)在輕松地打個電話，選擇法規(guī)咨詢，就可以了解自己想知道的東西。"

二、北京市朝陽區(qū)投資服務大廳電話服務系統(tǒng)

　　為改善朝陽區(qū)投資環(huán)境，促進區(qū)域經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，進一步加快政府職能的轉(zhuǎn)變，為投資者和納稅人提供更好的服務，北京市朝陽區(qū)委、區(qū)政府決定設立"北京市朝陽區(qū)投資服務大廳"，于2000年5月18日正式啟用。投資服務大廳本著"一門受理、并聯(lián)審批、限時辦結(jié)、集中收費"的原則，為新增企業(yè)辦理工商注冊登記等手續(xù)和現(xiàn)有企業(yè)提供政策咨詢、集中審批等綜合服務。

　　朝陽區(qū)投資服務大廳目前共有工商局、國稅局、地稅局、外經(jīng)貿(mào)委、計委、技術(shù)監(jiān)督局、公安局、文化局、勞動局、監(jiān)察局、統(tǒng)計局、煙草專賣局、規(guī)劃局、衛(wèi)生防疫站、科委、環(huán)保局、招商中心共17家職能部門入駐。另外，大廳內(nèi)還有多家中介服務機構(gòu)，提供工商稅務登記代理、審計、評估、鑒定等多方位的服務。

　　為了緩解咨詢電話多、電話難打的問題，提高大廳總機接待能力，更好地為招商引資提供優(yōu)質(zhì)服務，朝陽區(qū)投資服務大廳于2002年1月開通電話服務系統(tǒng)。該系統(tǒng)與大廳原有集團電話相連，替代了原有的4個電腦話務員完成分機轉(zhuǎn)接功能，同時還提供24小時x7天的自動聲訊服務。

自動聲訊服務的內(nèi)容包括：

1、查詢大廳部門分機號；
2、查詢大廳基本信息（辦公時間、辦公地址、乘車路線、辦事流程等）；
3、查詢?nèi)腭v單位基本信息（服務內(nèi)容、辦事程序、辦公時間、原單位地址電話等）；
4、批評建議；

　　系統(tǒng)開通以來，平均每天接入用戶電話三、四百個。電話服務系統(tǒng)的開通，為朝陽區(qū)投資服務大廳增添了新的對外服務窗口、服務渠道和服務形式，極大地方便了用戶，樹立起良好的服務形象。

京洲公司供稿 CTI論壇編輯


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