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統(tǒng)一通信：隨時隨地進行全方位通信

William Van Winkle 2011/05/25

　　Microsoft Lync Server 2010 消除了地理限制并可以跨多個計算設備運行，從而為用戶節(jié)省了大量資金。

　　幾年前，Microsoft 公司在進行員工調研時驚奇地發(fā)現(xiàn)，平均每名員工在辦公桌旁辦公的時間只占總工作時間的 40%。如今的用戶無論是否外出辦公均已實現(xiàn)了移動化。而大多數(shù)企業(yè)仍繼續(xù)為辦公室內的工作者構建通信基礎結構。與之相比，一定還有更好的辦法。

　　以 Bavarian Auto Group 為例，這是一家位于美國中西部地區(qū)的豪華車經銷商，年銷售額約為 3 億美元。該公司擁有近 1,300 名員工，多數(shù)員工常年因公務而出國。

　　Siemens Private Branch Exchange (PBX) 系統(tǒng)已經越來越跟不上需要，員工不得不慢慢等待電子郵件和語音郵件的回復，與此同時每分鐘的國際長途費率已增長了數(shù)美元之多。此外，隨著汽車零售商想方設法為客戶提供支持以及贏得新客戶，出差費用相應地激增。

　　到了 2008 年，該公司意識到必須找到一個更好的解決方案，于是便轉而使用 Microsoft 推出的統(tǒng)一通信 (UC) 系統(tǒng)，即 Office Communications Server (OCS) 2007 和 Exchange Server 2007 Unified Messaging。（兩者最近都在 Lync 平臺上進行了更新。）通過與原有 PBX 系統(tǒng)一起運行的 OCS，員工瞬間便獲得了狀態(tài)顯示和即時消息、基于 Internet 的語音、視頻聊天、協(xié)作白板以及通過 Office SharePoint Server 實現(xiàn)的無縫文檔共享等眾多功能。

　　事實證明，UC 工具非常強大，Bavarian Auto Group 僅在第一年的使用期間就將其出差費用降低了 20%，從而節(jié)省了 400,000 美元的資金。隨著員工繼續(xù)依賴于 UC 平臺的豐富通信功能以提高工作效率，該公司期望節(jié)省更多的費用。

　　Lync 沖破了 LAN 的束縛

　　某些公司只是將 UC 作為一種增強員工協(xié)作的方式。例如，借助安全的 IM 可以更快速地完成工作，而不必給下面相隔兩層樓的會計人員打電話。然而，由于 UC 工具相對較新，很多企業(yè)并未完全了解類似 Lync 這樣的平臺如何在辦公室外部提升工作效率。

　　假設兩名銷售團隊成員之間進行一次傳統(tǒng)的通話，他們分別位于辦公室的內部和外部。兩者正在處理相同的演示項目。即使在對話開始之前，也不可避免地要打電話給對方留言。

　　使用 Lync 則省去了這樣的麻煩，因為呼叫方可以看到客戶端的狀態(tài)。要確認是否有空，一方可以在開始語音呼叫之前通過 IM 給另一方發(fā)送類似“您是否有時間進行簡短交談？”這樣的簡要留言。實際上，利用視頻聊天功能，這兩名團隊成員可以進行面對面的交流。

　　從某種意義上講，此功能有助于他們能夠更加專注于彼此以及談話內容。外部團隊成員可能在客戶端站點上選擇了一些新文件，并需要與合作伙伴共享這些文件。外出途中的用戶可以與內部代表共享桌面，以便兩者能夠像坐在同一張辦公桌旁那樣一起查看文檔。

　　由于雙方擁有相同的通信工具集，因此無論是在 LAN 上還是在 LAN 的外部工作，均不會斷開連接。實際上，由于身處任何位置的工作者均可以通過 Lync 實現(xiàn)聯(lián)合工作，因而使得 LAN 與協(xié)作無關。某些 Lync 功能非常適合于這種不受地理位置約束的自由性：

　　同時呼叫：同時呼叫多個聯(lián)系人號碼（包括手機和軟件電話），而不必滾動瀏覽聯(lián)系人列表。

　　轉移呼叫：如果要將 Lync 呼叫從您的軟件電話轉移至您的手機甚至是其他辦公室的其他用戶，此過程將無縫進行，因此通話參與者無需掛斷并撥打一個新號碼。

　　位置共享：狀態(tài)顯示功能可確保所有人都知道您所在的位置。

　　委托：您可以指示 Lync 將您的呼叫委托給某個團隊成員，當傳入的呼叫最初向您發(fā)起時，該成員將收到通知。

　　加入白板協(xié)作：臨時協(xié)作工具可將可用的團隊成員連接在一起，以便通過白板集思廣益。

　　查看記錄的內容：您可以錄制會話，包括視頻、屏幕共享、白板和即時消息。隨后，您可以保存、發(fā)送和查看錄制的內容。

　　專業(yè)人員搜索：使用 Lync 聯(lián)系人列表中的“專業(yè)人員”篩選器按專業(yè)關鍵字搜索專業(yè)人員，使用狀態(tài)顯示功能查看誰有空，并通過 IM 獲得即時回復。

　　與設備無關

　　使用多個設備時，Lync 還可以消除某些不可避免的沖突。您的用戶可能需要交替使用智能手機、Tablet、上網(wǎng)本、筆記本和臺式機，其中的某些設備甚至可能不歸他們所有。

　　Lync Online（現(xiàn)已包含在 Microsoft Office 365 中）使工作者能夠直接從云中使用他們的聯(lián)系卡、狀態(tài)顯示、IM、VoIP 屏幕共享以及大多數(shù)其他重要的 Lync 功能。由于獲得授權的是用戶而非設備，因此可以完全自由地從任何位置通過任何兼容的設備使用 Lync。

　　將 Lync 與第三方應用程序結合使用時，您可以增強這種隨時隨地使用任何設備進行通信的功能。企業(yè)和 ISV 可以隨意設計基于 Lync 體系結構工作的工具。

　　例如，Convergent 為公用事業(yè)公司創(chuàng)建了一個應用程序來幫助這些公司處理電線故障緊急事件。該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中存儲了數(shù)百名技術人員的數(shù)據(jù)，每名技術人員均通過 Web 界面訪問 Lync。Lync 環(huán)境一次可以輪詢 20 至 30 名此類技術人員，并收集他們的響應時間和估計到達時間。

　　由于 Convergent 從本質上基于 UC，因此該公司的 CTO Douglas Splinter 幾乎比任何人都更加了解 UC 的強大功能�！拔覀儧]有辦公室[1S1]”，Splinter 說。“我們的‘內部環(huán)境’是一組位于托管數(shù)據(jù)中心的服務器機柜。我們唯一擁有的就是 Internet 演示系統(tǒng)。”

　　該公司所做的一切均充分體現(xiàn)了這一經營理念和模式。“您與我們之間的所有會話都將通過基于 Internet 的語音進行”，他說。“我們始終使用 Microsoft 的 Edge Connection 服務為我們的員工提供支持，并處理我們所有客戶的相關問題。這就是我們的協(xié)作方式。我們所擁有的一切均面向 Internet，從 SharePoint 到我們的 CRM 部署，再到通過 Lync 進行的所有通信，無一例外。”

　　底線收益

　　既然 Lync 提供了大量功能，如何將這些好處量化為實際的投資回報率 (ROI)？在 Forrester Research Inc. 提供的一份報告（由 Microsoft 贊助）中，F(xiàn)orrester 調查了 15 家 Microsoft UC 客戶，并將這些客戶的調查結果轉換為一個包含 4,000 名用戶的虛擬聯(lián)合大公司。

　　最終的結果是，一家公司花費了近 6 百萬美元部署 Microsoft UC，并在三年時間內實現(xiàn)了近 4 千萬的風險調整總收益。最終節(jié)省的資金為 3340 萬美元，對應的 ROI 為 563%。

　　Forrester 在此項 ROI 分析中計算了多個因素。首先是節(jié)省的時間。利用用戶狀態(tài)顯示信息，59% 的員工避免了無謂的通話和不必要的語音郵件，從而每天至少節(jié)省 15 分鐘的時間。Microsoft UC 的簡化界面以及分組呼叫所固有的方便的臨時特性還為視頻提供了幫助。通過實時視頻會議，并且由于不必處理會話設置、計劃以及故障排除，使得 60% 的工作者每周節(jié)省了 1 到 5 小時的時間。

　　此外，還有一些有助于節(jié)省時間的因素，如改進了決策制定以及提高了工作效率。Forrester 指出，高級管理人員每人每年節(jié)省了 100 小時的時間，這些時間可用于執(zhí)行更高效的任務。主題專家、內容管理者和基礎結構工作者分別節(jié)省了 100 小時、60 小時和 40 小時。在所有情況下，在這些節(jié)省的小時中，有一定比例的時間預計是出行期間浪費的時間。根據(jù)每個工作組每小時的平均工資，F(xiàn)orrester 估計員工生產力的提高帶來了約 2000 萬美元的收益。

　　節(jié)省的出差費用數(shù)額也很大。第一年的出差次數(shù)降低了 10%，第三年降低了 30%（假設每次出差的平均費用為 1,500 美元），最終節(jié)省的費用接近 1500 萬美元。其他節(jié)省的硬性成本包括撥入式會議費用（600,000 美元）以及較少的電話呼叫費用（120 萬美元）。

　　Lync 和 UC 還有助于提高出差和移動通信的效率。出差固然是件好事，但在出差途中浪費時間就顯得不妥了。Forrester 調查的另一個元素是某些員工如何使用 UC 提高移動性，結果顯示用戶每周的生產力平均提高了三小時。本質上而言，這將產生數(shù)額超過 300 萬美元的收益。

　　音質清晰

　　通過 Lync 和 UC 實現(xiàn)的收益部分取決于用戶體驗的質量。這與使用的音頻/視頻設備有關。在原有的 PBX 系統(tǒng)領域中，可選用的電話設備通常受到限制并且費用高昂。

　　Lync 附帶了已針對 UC 進行優(yōu)化并已獲得 Microsoft 認證的一整套硬件體系，可提供卓越的用戶體驗。這一點對于移動用戶尤其重要，原因是這些用戶在嘈雜的環(huán)境中工作時更有可能需要清晰的通信效果。

　　人耳通常可以聽到 20 Hz 至 20,000 Hz 音頻頻譜范圍內的聲音，而人的語音只能產生 80 Hz 至 14,000 Hz 范圍內的聲音。高于和低于該范圍的所有聲音只能被感知為噪音，從而可能會干擾和削弱語音識別能力。性能良好的消噪耳機的功能之一是可以過濾掉超出可識別語音范圍的聲音。

　　原有的 PSTN 電話使用“窄帶”音頻，此音頻的音頻范圍從 300 Hz 至 3,400 Hz�！皩拵А币纛l（又名“高清語音”）的音頻范圍從 50 Hz 到 7,000 Hz，并提供了更大的還音范圍來匹配人的語音音頻范圍。這些更深沉的低音為寬帶音頻提供了更大程度的自然感和真實感。揚聲器的聲音清晰洪亮。講話者很少需要重復所說內容。

　　Lync 優(yōu)化的耳機使用寬帶音頻，而許多同類 IP 電話設備則不然。此外，Lync 耳機設備全部使用 USB 連接而非模擬連接連接至 PC 聲音適配器。您可以使用耳機控制聲音體驗，而不會受到可能有問題的音頻驅動程序的限制。

　　Lync 優(yōu)化的設備適用范圍很廣，從有繩和無繩耳機到分組免提電話，再到寬屏網(wǎng)絡攝像頭。Dell Inc.、Hewlett-Packard Co. 和 Lenovo 推出的某些筆記本包含集成設備（麥克風、揚聲器和相機），這些設備經過認證符合 Lync 標準。很多此類設備都比較簡單易用且用途單一，而某些設備則提供了適合移動工作者使用的額外功能。例如，Jabra GO 6430 無線耳機使用藍牙與手機和基于 PC 的軟件電話進行配對。

　　“在擁有分布式辦公室的企業(yè)中，有的辦公室可能沒有可用的 IT，因此擁有耳機便會顯得很重要。經過很少培訓或未經過培訓的用戶可直接插入耳機，并立即使用”，Microsoft Alliance for Jabra 主管 Travis Hatmaker 說�！坝幸恍└叨说亩嘤猛径鷻C略微復雜一些，但通常也是即插即用。Lync 將耳機識別為默認設備，并且識別工作通常在后臺進行。我們通過不懈的努力向最終用戶隱藏了大量的復雜細節(jié)�！�

　　可選的設備如此之多，使得挑選一款適合用戶和環(huán)境需要的耳機或相機變得更加簡單。Microsoft 的相關數(shù)據(jù)表明，即使是 Lync 優(yōu)化的 USB 耳機，其價格也往往低于傳統(tǒng) IP 電話的三分之一。即使僅僅半數(shù)的公司用戶群改用 USB 設備而放棄 IP 電話，也會使通信資本支出降低 19%。

　　遠景

　　除了節(jié)省資金以外，Lync 的另一個好處就是可以平衡工作和生活。有些人認為既然員工在辦公室以外工作，他應該會享有“更多的自由”。但通常情況下，事實正好相反。

　　移動工作者通常花費更多的時間忍受交通擁堵、參加各種會議以及在客戶現(xiàn)場等待客戶。如果手頭沒有功能完備的 PC，移動工作者通常只能使用功能較差的技術，努力使自己的工作效率至少達到與辦公室工作的同事相同的水平。所有這一切將導致移動工作者壓力更大，與朋友和家人享受生活的時間更少。

　　Lync 可增強用戶的通信效率，從而少一些奔波或等待。工作者通�？梢酝耆苊馔獬�，而只在家辦公，這樣既可以節(jié)省所有相關的開銷，也可以獲得很大的“綠色”收益。作為一種平臺，Lync 可以在更多的場合（無論是工作場合還是業(yè)余生活中）通過更多的方式將用戶連接在一起。

作者介紹

　　William Van Winkle 是 Reseller Advocate Magazine 的前任總編輯。自 1997 年起，他一直擔任自由技術撰稿人，并曾為 PC Magazine、CPU、Smart Computing、Processor、Tom’s Hardware 以及許多其他雜志撰稿。他喜歡通過博客探討技術對日常生活的影響。他居住在希爾斯伯勒，緊鄰俄勒岡州的波特蘭。

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